Séminaire, congrès, team building : quelle assurance pour vos évènements d’entreprise

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Organiser un séminaire, une conférence ou tout autre événement professionnel est une réelle opportunité pour renforcer la cohésion d’équipe, promouvoir les valeurs de votre entreprise et former vos équipes. Cependant, ce type d’évènements (team building, conférence, formation, séminaire, congrès, etc.) nécessite une couverture d’assurance adaptée comme une RC Pro évènementiel notamment, pour protéger votre entreprise, vos collaborateurs et les tiers impliqués.

✅ Quelle assurance événementielle choisir pour vos congrès, séminaires et autres événements d’entreprise ?
✅ Comment garantir la sécurité de vos événements professionnels grâce à une couverture d’assurance adaptée ?

Nous répondons à toutes ces questions dans ce guide de l’assurance pour vous aider à organiser vos événements d’entreprises en toute sécurité, conformité et sérénité.

quelles assurances souscrire pour vos évènements professionnels ?

Pourquoi souscrire une assurance pour vos conférences, formations ou Team Building ?

Les séminaires et autres événements professionnels exposent votre entreprise à des risques variés : dommages du matériel, accidents, litiges liés à la responsabilité civile, etc. Une assurance adaptée à votre type d’évènement et son organisation, garantit alors la prise en charge de ce types d’imprévus et protège votre structure financièrement en cas d’incident lors de votre évènement.

Les risques à protéger lors de l’organisation de vos évènements professionnels

Lorsqu’un événement d’entreprise est organisé en interne, qu’il soit ouvert à un public plus large ou limité aux salariés de l’entreprise, il y a plusieurs points à prendre en compte. Ces risques sont à anticiper et à protéger avec la bonne assurance et un certain degré de vigilance.

• Protection du matériel

Le vol de matériel est souvent exclu si aucune effraction n’est constatée. Pour limiter les risques , rangez le matériel sensible dans une pièce sécurisée et limitez l’accès à certaines zones.

ÉDITEURS ET STUDIOS DE JEUX VIDÉOS, VOUS ORGANISEZ UNE GAME JAM ?

💡 Qu’est ce qu’une Game Jam ?

Hackathon avec pour thème les jeux vidéos, il s’agit d’un évènement où les participants doivent créer un jeu dans un temps limité.

Ces évènements professionnels sont souvent amené à se dérouler dans les locaux du studio ou de l’éditeur de jeux vidéo avec ainsi un accès a du matériel informatique à forte valeur. En cas de vol des équipements/matériels durant cet événement, vos contrat d’assurance risque de ne pas protéger ce cas de figure. Vous vous retrouverez dans une situation ou des personnes tierces seront dans les locaux et pourront voler du matériel mais il n’y aura aucune explication à apporter à l’assureur (pas d’effraction, pas d’agression ou de tentative d’agression).

⚠️ Nous recommandons une extrême vigilance lors de l’évènement. Mettez le matériel sensible dans une pièce fermée à laquelle les participants n’auront pas accès pendant l’évènement.

• Responsabilité de l’entreprise

Si un collaborateur subit un préjudice dû à un manquement aux mesures de prévention (exemple : un luminaire défectueux provoque une blessure), la garantie Faute Inexcusable de l’Employeur peut s’appliquer. Toutefois, cette garantie est limitée si l’événement est organisé hors des heures de travail et sans lien direct avec les activités professionnelles.

💡 Conseil de l’expert : Il est recommandé de consulter un avocat pour faire signer des décharges de responsabilité, notamment lorsque des participants tiers sont impliqués dans des activités en dehors du cadre strictement professionnel.

• Dommages aux locaux

En cas de dommages aux locaux (incendie, dégâts des eaux, etc.), votre assurance Multirisque Professionnelle interviendra. Si une personne extérieure cause le dommage, l’assurance peut se retourner contre cette personne pour obtenir un remboursement.

💡 Conseil de l’expert  : Tenez un registre des participants pour faciliter toute démarche en cas d’incident.

Les garanties essentielles selon votre type d’évènement d’entreprise

Organiser un séminaire, une conférence ou une activité de team building implique des risques spécifiques qu’il est essentiel d’anticiper. Vol de matériel, accident d’un participant, annulation imprévue ou encore dommage aux locaux : chaque format d’événement présente ses propres enjeux.

Pour vous aider à choisir l’assurance événementiel la plus adaptée à votre situation, voici un tableau comparatif des garanties à privilégier selon le type d’événement d’entreprise que vous organisez.

Les assurances essentielles pour vos évènements et diverses manifestations d’entreprise

La Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro) pour vos évènements en entreprise

La RC Pro couvre les dommages matériels, corporels ou immatériels causés à des tiers dans le cadre de votre activité, y compris lors d’un séminaire. Cela inclut des situations courantes, comme un client ou un fournisseur qui se blesse sur le lieu de l’événement par exemple.

💡 Exclusion importante : Les activités sportives soumises à une obligation d’assurance (exemples : équitation, sports nautiques, etc) ne sont pas couvertes par une RC Pro classique. De même, l’organisation de voyages touristiques nécessite une assurance spécifique.

Quelles assurances lorsque vous organisez un voyage d’entreprise ?

Si votre séminaire inclut un déplacement avec hébergement, des obligations légales s’appliquent :

• Souscrire une assurance RC organisateur de voyage ;
• Justifier d’une couverture financière suffisante ;
• Être inscrit au registre d’immatriculation du tourisme.

Passer par une agence de voyage peut être une solution plus simple pour garantir le respect de ces obligations.

L’Assurance santé et prévoyance pour vos collaborateurs lors d’un Team Building

Durant un séminaire ou un Team Building, vos salariés peuvent être victimes d’accidents ou nécessiter des soins médicaux. La prise en charge dépend alors du lieu de l’événement :

• En France, la Sécurité sociale intervient en première ligne, complétée par la mutuelle complémentaire des salariés, qui peut couvrir tout ou une partie des frais restants.

• Dans l’Union européenne, les salariés peuvent bénéficier de certaines prestations grâce à la Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM). Cette carte garantit un accès aux soins dans les mêmes conditions que les résidents locaux.

• À l’étranger hors UE, la mutuelle des salariés peut proposer des garanties pour les frais de santé, d’hospitalisation ou de consultation, mais cela dépend des clauses spécifiques de chaque contrat. Pour une protection complète, une assurance Déplacements Professionnels est fortement recommandée pour couvrir les dépenses non prises en charge, comme le rapatriement ou des frais médicaux élevés.

💡 L’assurance Santé et Prévoyance peut également inclure une extension temporaire pour protéger les salariés lors d’événements spécifiques ou exceptionnels à l’étranger.

Comment choisir la bonne assurance pour organiser vos événements d’entreprise ?

Protégez vos séminaires d’entreprise avec Onlynnov

L’organisation d’un séminaire ou d’un événement professionnel ne devrait pas être source de stress. C’est pour cela que chez Onlynnov, nous vous accompagnons pour souscrire aux assurances indispensables et garantir la sécurité de vos collaborateurs, invités et équipements lors d’évènements particuliers.